電子取引データの保存要件とは？わかりやすく解説します
１，概要
2022（令和4）年1月1日から施行されている改正電子帳簿保存法では、電子取引によって授受されたデータは電磁的記録として保存することが義務付けられました。
電子帳簿保存法の「電子取引」とは、電子データを用いてやり取りした取引情報（請求書・領収書など）を指します。
2024年1月1日以降は全ての事業者に対して電子取引で受けた証憑データの電子データ保存が義務化されます。
２、電子帳簿保存法における「電子取引」とは
電子帳簿保存法では、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」を電子取引と定義しています。
具体的には、請求書や領収書などを電子データのまま電子メールで授受する場合などが該当します。
取引情報とは、「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう」とされています。
電磁的方式とは、電子メールやクラウドサービス、EDIシステム、DVD等の電子記録媒体などの方法により、請求書や見積書などに記載される取引情報を授受することが電子取引に該当します。
３，電磁的記録による保存の義務化
（1）義務化の内容
電子帳簿保存法改正により、2024年1月1日以後に行われた電子取引では、取引情報を電磁的記録によって保存することが全ての事業者に対して義務付けられました。
2024年1月1日からは、取引先にメール添付で発行した請求書の控えをデータを保存せずに紙に印刷して保存するような方法は認められなくなりました。
ただし、紙で受け取った請求書やレシートなどは紙のまま保存が可能です。また、電子データを保存した上で、そのデータを紙に印刷して別途保存を行うことは問題ありません。
（2）義務化の対象者
電子帳簿保存法に定められている電子取引のデータ保存は、国税関係帳簿や国税関係書類の保存が義務付けられているすべての事業者が対象となります。
（3）猶予措置
2024年1月1日以降も次の要件を満たす場合には新たな猶予措置が適用されます。
すなわち、税務署が相当の理由があると認める場合には、税務調査の際に取引情報の電子データをダウンロードと、その電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出を求められた際、それぞれ応じることができるようにしていることが要件です。
４，電子取引データの保存要件
電子データで授受した取引情報をデータ保存する際は、（1）「真実性の確保」と（2）「可視性の確保」が必要です。
（1）真実性の確保
下記のいずれかの措置をとる必要があります。
- タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う
- 取引情報の受領後、速やかにタイムスタンプを付与す
- 訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムで取引情報の受領および保存をおこなう
- 訂正や削除の防止に関する「事務処理規定」を定め、それに沿った運用をおこなう
（2）可視性の確保
可視性を確保するための要件は、下記の3点ですが、こちらは全て満たす必要があります。
- 関連書類の備え付け
システムの概要を記載した関連書類を備え付ける（システム概要書など）
- 見読性の確保
保存場所に、電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付ける
さらに、電磁的記録をディスプレイの画面および書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく
- 検索機能の確保
下記の条件で検索できるようにする
- 「取引年月日」「取引先」「取引金額の3項目
- 「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定
- 複数の記録項目の組み合わせ
５，まとめ
電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」は義務化されていません。しかし、「電子取引のデータ保存」は義務化されており、２０２４年以後は法人も個人事業主も対応が必須となります。
電子保存を適切に実施するには、業務フローの見直しも必要となるでしょう。電子取引データへの対応が完了しても、すべての取引が電子取引に置き換わるケースは少ないと思われます。当面は紙の書類を授受する取引も残ると考えられます。
そのため、電子データと紙が混在しても効率的に管理できるように、スキャナ保存を導入するなどの対策も必要と思われます。
また、電子帳簿保存の社内ルールを定め、適切に運用していくことも大切です。
執筆者：税理士 渕上 肇
