予算管理とはどういうものか？
１，予算管理とは
企業の利益目標を達成するための計画が予算です。1年間における利益目標を定め、収入と支出を計画し、予算を決めます。
そして、策定された予算を実現するには、予算が確実に実行されているか管理する必要があります。上手くいっていない場合はどこに問題があるのかを解明し原因を分析しなければなりません。
このように、企業経営において、予算を確実に達成していくための進捗管理や、損失が出た原因を究明してくためのプロセスが予算管理です。
予算管理は、経営管理業務の1つとして重要です。
２、予算管理の主な目的
予算管理には下記のような目的があります。
①具体的な数字目標の共有
会社の経営戦略や経営方針を策定しても、それだけでは目標を達成できません。予算管理を行うことにより、目標の数値化がなされ方向性が明確になり、会社全体で目標が共有されることになります。
②経営資源を効率的に配分
企業が継続的な成長を続けるためには、ヒト、モノ、カネ、情報などの経営資源を適切に配分することが重要です。
予算管理では部門や部署ごとに目標値を数値で表すため、部門や部署ごとに予算と実績の乖離を測定できます。大きく乖離している場合にはその部門や部署が不採算部門となっている可能性があります。予算管理により、必要な部門や部署に適切な資金を割り当て、効率的な経営が可能となります。
③業績評価と改善
予算が計画通りに実行されているか、目標は達成されているかなど、予算とその実績を比較することで、部門やプロジェクトの業績を評価し、問題点を特定することができます。そしてこの比較を通じて、改善策を講じることができます。
また、予算をあらかじめ設定しておくことで、実績の進捗度を測定できます。
④経営指針の設定
予算の達成状況や進捗、達成を阻む要因を突き止めることで、会社としての経営方針を変更する必要があるか判断することもできます。
阻害要因が内部にある場合は、予算の管理方法や目標の修正を行います。
一方で、市場全体や経済・社会情勢などの外部要因で達成できないのであれば、そもそもの経営計画を見直す必要もでてきます。
このように、予算管理は、経営をどのように進めればよいかの情報を提供してくれます。経営の軌道修正の必要性や可否を、予算と実績から判断すれば的確な意思決定を行うことができます。
３，経営管理と予算管理の関係
経営管理とは、会社の目標を達成するために会社のヒト・モノ・カネといった経営資源を総括的に効率よく調整するなどの全般的管理をいいます。経営管理には、販売管理、生産管理、人事労務管理等の分野があり、予算管理も経営管理の中の一分野です。
４，予算の種類
予算には、主に次の4つがあります。
①売上予算
売上予算は、いわゆる売上目標のことです。製品販売、サービス提供、投資収益などから得られる収入を予測し、目標を設定します。予算管理では、売上目標を達成するように進捗を管理します。売上予算は市場動向などの外部要因の影響を受けやすいため、臨機応変に対応する必要があります。
②原価予算
原価予算は、製品やサービスを生産・提供するのに必要な原材料、労働、輸送、製造などのコストの目標を設定し、管理するための予算です。
売上が増減すると仕入れも連動するため、売上予算の変更に応じて調整が必要です。
③経費予算
経費予算は、企業活動を継続するために、事務的な活動や企業運営にかかる経費を予測し、その目標を設定することを指します。
経費には、人件費はもちろんオフィスの維持費、光熱費、交通費、広告宣伝費、消耗品の購入費など、経営活動全体に関連するさまざまな費用項目が含まれます。
④利益予算
利益とは、売上から原価と経費を差し引いて算出します。利益予算では、売上、原価と経費を予想し、それに基づいて予想利益を算出します。この関係は、「予想売上－予想原価－予想経費＝予想利益」という計算式で表現されます。
利益予算は経営戦略の策定や業績評価、資金計画において非常に重要な指標となります。
５，予算管理の手順
予算管理は、一般的にはPDCAサイクルという手順を用いて行います。
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）」という4段階のサイクルに基づいて行われます。
①予算編成（Plan）
まず予算の計画を立てます。経営目標を明確にした上で、目標達成のための手段や経営資源の分配方法を具体的に計画します。通常、１年間の予算計画を各月ごとに割り振り、その月ごとに目標を設定します。
②予算に基づいて実行（Do）
予算編成で予算の数値が決まったら、企業はその予算を目標に業務を執行します。
実際の収入と支出を予算と比較し、進捗状況をモニタリングします。月ごとの目標を日割・週割して進捗率を算出します。
③予算実績の分析（Check）
予算管理を日々行いながら、定期的に分析を行います。多くの企業は、一か月ごとに予算の目標数値と実績数値のズレの分析をします。目標を達成できていれば問題ないですが、達成できていなければ、問題の原因を究明します。
④予算管理の改善（Action）
目標数値と実績数値に乖離が生じた際には、予算管理プロセスから得られた分析結果をもとに、次の予算サイクルに向けての改善策を実施しフィードバックします。場合によっては予算額の修正を行います。
６，予算と実績を分析する方法
予算と実績の分析を行う際は、予算と実績を比較し、数値のずれに注目して問題を特定します。この分析には、差異分析、進捗分析、見込分析という3つの方法があります。
①進捗分析
現時点でどのくらい目標が達成できているのか進捗程度を確認する分析手法です。進捗程度は、期初から当月までの月次予算と実績を参照し、累計同士を比較します。現時点でどのくらい予算を達成しているのか把握でき、予算の見直しに役立ちます。
②見込分析
実績と次月以降の月次予算を合わせて、このままいくと年間実績はどれくらいになるのか「年間実績見込値」を算出する分析手法です。
年間見込値が年間予算に届かないようであれば、今後の行動計画を変更することになります。
③差異分析
予算と実績の差はなぜ生じたのかを確認する分析手法です。予算と実績を比較し差額を算出し、差額が生じた原因とその改善策を分析します。
企業全体、部門別、商品別、取引先別など多角的かつ細分化して分析することで、より詳細なデータが取得できるため、原因を突き止めやすくなります。予算差異分析は、経営戦略に役立てられるため、重要な分析といえます。
７，まとめ
一般的に、企業は経営計画を短期（1年以下）、中期（3～5年）、長期（5～10年）の3段階で立案します。この経営計画をもとに予算が策定されます。
予算管理では、策定された予算を一定期間ごとに進捗度のチェックや問題点の分析を行います。そして、分析結果のフィードバックを行うことで改善策を実施します。そのため予算管理は、経営戦略上重要な業務といえます。
監修者
有限会社 経理まるごと.com
代表税理士 渕上 肇
