経理代行サービスと求人
インターネットで求職の検索をすると、さまざまな求人サイトが閲覧できます。これから正社員として、パートタイムトとして、派遣社員として、フリーランストとして活動を望まれている人など、契約形態の違い、通勤希望、在宅希望など置かれている立場は人それぞれ。
また経理代行サービスを利用したいと考えている場合、その依頼先(アウトソーシング)など多々閲覧できます。
ここでは、経理代行サービスに関して、その必要性や経理代行サービスを利用する際のメリット、デメリット、利用する際のポイント、求められる経理人材についてまとめてみました。
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目次
経理実務と懸念点
個人で事業をされている方や中小の企業では、経営者自らまたは特定の社員が経理事務を担当するケースが多く見受けられます。
経理といっても、「帳簿作成、お金の管理、税務関係処理、給与計算など」と多岐にわたり専門的知識が必要となります。
この専門的知識の必要性から下記の懸念が生じると考えられます。
・慣れるまで相当の時間が必要。
・専門的知識が無いと処理できな
・お金を扱うので不正や間違いが心配
・経理担当者の採用が困難
このような懸念はあるものの事務作業量やコストの観点から経営者(またはその家族)、経理担当社員一人任せになっているのが一般的ではないでしょうか。
売上を伸ばしたい、利益を伸ばしたい、など事業のコアになる作業に十分な時間が取れず支障がでるようでは意味がありません。
経理業務の問題を抱えている方にとって助けになる選択肢の1つが、経理代行サービスの利用です。
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経理代行サービスとその内容
経理代行サービスとは、
帳簿作成、請求書事務、給与計算、振込作業、決算書作成、税務申告など、会社の経理業務を請け負ってくれるアウトソーシングサービスです。
経理代行サービスを導入することで、専門性の高いスタッフが対応し、質の高い経理業務、コア事業への集中が可能となります。
経理代行サービスの内容。
会社によっては経理実務の範囲はさまざまであります。
経理代行サービスとして提供されている一般的な代行業務を解説していきましょう。
・記帳業務
売上関係の取引先への請求書、仕入業者からの請求書、現金・預金の入金出金記録、経費の支払いなど、日々の営業取引を経理独特の技術で帳簿に記録していきます。記帳業務といわれています。
記帳業務には複式簿記の知識が必要です。従業員に複式簿記の知識が無い、または不十分であれば、知識経験者の採用または教育が必要となります。採用コスト、教育コストが発生し、総合的に勘案した結果、外部へ処理を委託するほうが効率的、経済的と判断する場合もあるでしょう。
経理代行サービスでは、請求書、領収証、預金の出納記録(通帳等)などの書類の提供を受け、適切な勘定科目の選択とその金額の確定により総勘定元帳や売掛金、買掛金などの個別台帳への転記、月次での試算表の作成までを行ってくれます。
・売掛金管理、買掛金管理
商品やサービスの提供の際、代金決済を後日に行う「掛け取引」が一般的に行われています。請求書の作成、発送、代金回収後の記録などの実務はどうしても忙しい月末、月初の繁忙期に集中しがちです。
請求書の作成、発送忘れは会社の資金管理に影響が及びます。
商品などの購入品代金の支払いは、一般的に月一回としている会社が一般的と思われます。度重なる支払いの遅延や間違いは購入先との信頼関係にかかわります。またインターネットバンキングを利用した支払いでも手間のかかる業務です。
経理代行サービスでは、請求書発行、掛代金の入金時の売掛金の消込、買掛代金の支払い、買掛金の消込といった煩わしい作業も正確に行うことができます。
・給与計算
事業主、会社役員、従業員に対する役員報酬や給与は毎月発生します。また年数回の賞与が発生する場合もあります。
給与計算では、健康保険、厚生年金保険、労働保険、所得税・住民税の知識が必要となります。
経理代行サービスでは、タイムケカードなどの出勤簿の提供を受け、正確な給与計算をすることが可能です。
・年末調整
従業員への給与の支払いでは、源泉徴収義務が生じます。12月の年末調整時期は、月々の給与から徴収した所得税の清算を行いますが、大事な経理事務です。
経理代行サービスでは、賃金台帳や、従業員が作成した各種申告書(扶養控除等申告書、生命保険料控除申告書、基礎控除等申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除等申告書)の提供を受け、従業員一人一人の正確な年間所得税額を計算し、月々給与より徴収している所得税との過不足を清算します。
・決算書の作成
会社は年一回、「確定申告書」を作成し税務署へ提出しなければなりません。
この「確定申告書」の作成では、法人税などの税務知識が必要です。申告書の提出期限までに税法の難解な文章を理解しながらの作業はとても労力を要します。
経理代行サービスでは、月次の記帳業務をベースに決算業務を行うことも可能です。決算書の作成、納付税額の計算を含む確定申告書の作成、税務署への提出、実際の納税実務の代行が可能です。
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経理代行サービスを利用する際のメリット
・コスト削減
経理担当者を配置するとなると人件費がかかります。
募集から採用までの活動費、採用後の給与、通勤費、雇用契約によっては社会保険料(会社負担分)、などのコストが発生します。
その他、人事労務管理として適正な休暇、公平な人事評価、福利厚生の提供、人材育成の観点での外部研修などの教育、ハラスメントなどのコンプライアンス対応などが生じます。
経理代行サービスに委託した場合、委託した業務範囲や企業規模にもよりますが年間数十万円で済む場合もあります。人事労務管理に手間をかけたくない、コストを削減したいという場合は、経理代行サービスを利用することをお勧めします。
・本業に集中
事業主、会社経営者が経理実務を行っていたり、現場作業担当と経理担当が兼任であったりしていたり、経理業務の負担が大きく本業に集中できないといった状況が継続的に続いている場合があります。
経理代行サービスに委託すれば経理業務の負担が大幅に軽減され、本来業務に集中できます。
・専門知識にもとづくサービスが受けられる。
会計・税務知識にもとづく「会計処理」、「節税対策」、「税務申告」を自社独自で進めるのはとても難しいことでしょう。専門的な知識を持つ経理代行サービスへ委託することにより記帳代行のみならず、日々の税務相談、会社にとって有利な節税対策などアドバイスを受けることができます。
また、税法など頻繁に行われる法改正に対しても、すばやく具体的に対応してもらえます。
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経理代行サービスを利用する際のデメリット
経理代行サービスでのメリットがある反面、デメリットもあります。
・経理代行できない業務もある。
経理代行サービスの依頼先へ確認が必要です。
対象外業務
・融資の申し込みなどの資金調達業務
・予算管理
・投資、M&Aなどの資産運用業務
・税務申告には税理士への依頼が必要
税務申告の代行は税理士にしかできません。税務関係業務を取り扱っていない経理代行業者に経理代行を依頼すると場合には、別途決算申告の際に税理士への依頼が必要です。税理士に依頼する手間とコストがかかってしまいます。
・経理代行サービスに支払うコストが発生する。
経理専門の従業員を雇用するよりコストが抑えられる経理代行サービスですが、経営者が経理を担当していた場合、もともと無かったコストが追加で発生します。また、経理代行の業務量にもよりますが、パートタイムで経理担当を雇用したほうが格安になるケースも考えられます。
・社内に経理事務のノウハウが残らない。
長年の経理事務経験者ともなれば、その会社特有の知識やノウハウが育成されていると思われますが、経理代行サービスに経理業務を依頼するとそれらノウハウの社内での引き継ぎが行われないこととなり、また従業員の経理スキルの育成もできません。
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経理代行サービスを導入する際のポイント
経理代行サービスの依頼先は、税理士事務所、公認会計士事務所、経理代行会社などさまざまです。依頼先選定では下記のポイントに注意しましょう。
・依頼する業務範囲を明確に
経理代行サービスの依頼先選定前に、どんな経理業務を依頼したいのか把握しておく 必要があります。
代行依頼可能な業務にも限りがある場合や、オプションなどの追加料金が発生する場合もあります。
依頼したい業務と大まかな仕事の内容をリストアップしておくことをお勧めします。
・税理士がいるかどうか。
年末調整、税務申告の経理業務を依頼したいと考えている場合は、法律上これらの業務は税理士でなければ代行できません。依頼先に税理士がいるか確認しましょう。
・親切で、きめ細かいサービスや指導を提供してくれるかどうか。
経理代行サービスでは、必要書類の受け渡しなどの最低限のやり取りが発生します。書類の受け渡しにタイムラグが生じる、コミュニケーションが取りづらいと代行業務がなかなか進みませんし、それらに気が取られ本来業務に集中できない場合が発生します。
また、提供した書類の不備についても親切丁寧にその必要性などを指導してくれることも重要です。
さらに、継続的に経理代行を利用していく中で、他の業務にも対応してほしい場面があるはずです。最初に契約した内容でした対応してくれず、途中の変更をしてくれないこともあります。代行してくれる業務範囲はどこまでなのか、また例外的な業務にも相談などの対応をしてくれるのか、事前に確認しておくことをお勧めします。
・機密情報の取り扱いに要注意
経理代行サービスを依頼する場合は、領収証、請求書、従業員の給与、個人情報などさまざまな情報をやり取りします。そのため送付先の間違いや紛失が起こると社内機密情報が流出してしまいます。
これら機密情報の取り扱いには充分に注意が必要ですが、同時に経理代行サービス業者を選定する際にも慎重に、信頼できる業者を選ぶ必要があります。
依頼業務の打ち合わせ時に機密情報の取り扱いを具体的にどのようにしているか充分に確認してください。
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求められる経理知識
ここまで経理代行サービスを利用したい会社向けの内容をお話しししまた。これらの内容からもお分かりいただけると思いますが、経理代行サービスの依頼先の経理担当者には経験と知識が必要とご判断いただけるかと思います。
特に税務業務を担う場合は税理士の資格が必須となります。
経理実務を担っていきたいとお考えの方には、やはり、経理実務の経験、または関連資格(国家資格含む)の取得は必須と考えられます。
経理人材を求めているサイトでは、「初心者も大丈夫」と広告しているものもあります。でも、実際に働くとなると、簿記の知識が無い、実務経験も無い、となると採用に躊躇すると考えられます。人間性がとても重要ですが、採用側も即戦力を求める気持ちもあります。
・経理に簿記の知識が必要な理由
◎あらゆる経理業務の基礎知識
経理業務では、
・納品書、請求書、領収証などの取引上やり取りした、あるいは社内で作成された「書類」から経理システムへ入力する作業、
・決算作業、等、たくさんの業務があります。
経理システムへの入力、決算作業は簿記を直接使う業務です。
経理システムでは、「こんな書類が廻ってきたら、このような仕訳を入力する」と、パターン化されているものもあるでしょう。
しかし、いつもパターン化された入力だけとは限りません。イレギュラーな取引も発生するのが現実。そんなときには簿記の仕訳の知識が必須となります。
例えば、社会保険料の口座引き落とし額と給与システム上の社会保険料の支払い額が違っていた場合、相違金額の把握には簿記の知識は不要かもしれませんが、その相違の訂正で「仕訳」はどのように行ったら良いでしょうか。簿記の知識は必須です。
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経理に向いている人の特徴
もちろん知識と経験のみではなく、
・数字に強い
・学ぶことを苦に感じない
・企業を俯瞰的にみられる。
・地道にコツコツと作業するのが得意
・コミュニケーション能力が高い
など経理に向いている人の特徴も考えねばなりません。
・数字に強い
経理は仕事をするうえでお金と密接に関わるため、数字に強い方は経理に向いているといえるでしょう。また、ただお金の計算をするのではなく、お金に関するデータを活用しやすいように数値化したのち、それをもとに改善点を見つけたり解決策を提案したりします。
つまり経理は、数字から「おかしな点がないか」を判断し、「どのように改善できるか」を考える能力が求められます。
・学ぶことを苦に感じない
経理の仕事は専門的な知識を必要とます。例えば、新たな会計基準が制定される。制度会計での手続きに変更が発生する。新たな税制が導入される。税法が改定される。など学ばねばならないことは多々あります。
そのために最新の情報を把握し学び続ける姿勢が重要です。
・企業を俯瞰的にみられる。
経理業務では、月次決算書または年次決算書を作成します。いずれにしても会社で行われた取引の集大成である決算書の期間比較を通じて会社の課題を把握、提起することが重要になってきます。
・地道にコツコツと作業するのが得意
経理業務は、デスクで高い集中力を維持し、長時間の作業を行う場合があります。やはりコツコツと地道に作業することを苦に思わない人が向いています。
・コミュニケーション能力が高い
経理は1人でコツコツとした作業がある一方、チームで協力して作業をすることもあります。そのため、コミュニケーション能力が高い方は経理に向いているといえます。
また、他の部署からあがってくる数字を取りまとめるため、他の部署の社員とコミュニケーションを取ることもあるでしょう。業務を滞りなく進めるには、相手の意図していることをくみ取ったり、自分の意図していることを正確に伝えたりするコミュニケーション能力が重要です。
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まとめ
経理業務は専門性が高く、奥が深い。といえるでしょう。
経理代行サービスを利用したい会社と、経理代行サービスを提供する会社がミスマッチなく相応の関係を維持するためには、そこで働く経理担当の経験と知識が、求められているニーズに適格に応えて行く必要があると考えます。
