電子取引データの保存に関わる「事務処理規程」とは？

１，概要
２、電子帳簿保存法における「電子取引」とは
３，電磁的記録による保存の義務化
４，電子取引データの保存要件
５，事務処理規定の存在意義
6，事務処理規程の記載内容
7，まとめ

１，概要

改正電子帳簿保存法では、2024年1月1日以降は全ての事業者に対して電子取引で受けた証憑データの電子取引のデータ保存が義務化されました。

電子取引のデータ保存については、「可視性の確保」と「真実性の確保」という2つの要件が定められています。

そして、この「真実性の確保」を満たすための要件のひとつが、「事務処理規程」です。

２、電子帳簿保存法における「電子取引」とは

電子帳簿保存法では、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」を電子取引と定義しています。

具体的には、請求書や領収書などを電子データのまま電子メールで授受する場合などが該当します。

３，電磁的記録による保存の義務化

電子帳簿保存法改正により、2024年1月1日からは、取引先にメール添付で発行した請求書の控えをデータを保存せずに紙に印刷して保存するような方法は認められなくなりました。

ただし、紙で受け取った請求書やレシートなどは紙のまま保存が可能です。また、電子データを保存した上で、そのデータを紙に印刷して別途保存を行うことは問題ありません。

４，電子取引データの保存要件

電子データで授受した取引情報をデータ保存する際は、（1）「真実性の確保」と（2）「可視性の確保」が必要です。

（1）真実性の確保

下記のいずれかの措置をとる必要があります。

（ア）タイムスタンプが付された後に取引情報の授受を行う

（イ）取引情報の受領後、速やかにタイムスタンプを付与す

（ウ）訂正や削除を確認できるシステム、もしくは訂正や削除ができないシステムで取引情報の受領および保存をおこなう

（エ）訂正や削除の防止に関する「事務処理規定」を定め、それに沿った運用をおこなう

（2）可視性の確保

可視性を確保するための要件は、下記の3点ですが、こちらは全て満たす必要があります。

（ア）関連書類の備え付け

システムの概要を記載した関連書類を備え付ける（システム概要書など）

（イ）見読性の確保

保存場所に、電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付ける

さらに、電磁的記録をディスプレイの画面および書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく

（ウ）検索機能の確保

下記の条件で検索できるようにする

1. 1. 「取引年月日」「取引先」「取引金額の3項目
  2. 「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定
  3. 複数の記録項目の組み合わせ

５，事務処理規定の存在意義

上記の４，(1)の真実性を確保するためには、上記４，(1)の（ア）～(エ)のうち、いずれかの措置を行う必要があります。（ア）と（イ）はタイムスタンプ、（ウ）は専用システムの導入であり、零細企業や個人事業主の実情を踏まえると、かなりハードルが高いといえるでしょう。したがって現実的には、真実性を確保するためには上記(エ)の事務処理規程による運用が有力な選択肢と考えられます。

また、大企業であっても、システムの運用上またはシステム改修のスケジュールの都合上、2024年1月1日にシステム対応が間に合わない場合もあり得ます。

このような場合には、事務処理規程を定めることが現実的といえるでしょう。事務処理規程を制定する際は、国税庁が公開しているひな型を参考にすると短時間で作成が可能です。

国税庁が公開している事務処理規程のサンプル

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm