経理代行サービスはなぜ必要なのか 利用する際のメリット、デメリット、利用する際のポイントも解説
目次
インターネットで求職の検索をすると、さまざまな求人サイトが閲覧できます。これから正社員として、パートタイムトとして、派遣社員として、フリーランスとして活動を望まれている人など、契約形態の違い、通勤希望、在宅希望など置かれている立場は人それぞれ。
また経理代行サービスを利用したいと考えている場合、その依頼先(アウトソーシング)など多々閲覧できます。
ここでは、経理代行サービスに関して、その必要性や経理代行サービスを利用する際のメリットとデメリット、利用する際のポイント、求められる経理人材についてまとめてみました。
１.経理実務と問題点
個人事業主や中小の企業では、経営者自らまたは、その家族が経理事務を担当するケースが多く見受けられます。また、経理担当兼任の社員一人任せになっている場合もあります。
一口に経理といっても、「帳簿作成、お金の管理、税務関係処理、給与計算など」と多岐にわたり専門的知識が必要となります。
この専門的知識の必要性から下記の懸念が生じると考えられます。
・ 慣れるまで相当の時間が必要
・ 専門的知識が無いと処理できない
・ お金を扱うので不正や間違いが心配
・ 経理担当者の採用が困難
そして、このような懸念はあるものの、経営者(またはその家族)、経理兼任社員は、メインの仕事をこなしながら、経理を兼任しているのが一般的ではないでしょうか。
個人事業主や中小の企業であるなら、売上を伸ばしたい、利益を伸ばしたいのは当然です。しかし、事務作業量やコストの観点からなどの理由から経理に時間がとられ、事業のコア業務に十分な時間が取れず支障がでるようでは意味がありません。
このような経理業務の問題を抱えている個人事業主や中小の企業にとって助けになる選択肢の1つが、経理代行サービスの利用です。
２.経理担当者に求められる経理知識
経理担当者に求められる経理知識は、企業の財務管理や会計処理を適切に行うために不可欠です。以下のような知識が求められます。
(1)会計の基礎知識
簿記の知識（仕訳・勘定科目）
仕訳の基本ルール（借方・貸方）
勘定科目の適切な使用方法
会計原則・会計基準
一般に公正妥当と認められる会計原則（GAAP）
日本基準（企業会計基準）や国際会計基準（IFRS）の基礎
財務諸表の理解
貸借対照表（B/S）、損益計算書（P/L）、キャッシュフロー計算書（C/F）の構成
(2)税務知識
法人税
課税所得の計算方法
損金（経費）にできるもの・できないものの理解
法人税の申告スケジュール
消費税
仕入税額控除の仕組み
免税事業者・課税事業者の違い
インボイス制度（適格請求書等保存方式）の対応
源泉徴収・年末調整
給与支払時の源泉徴収義務
年末調整の計算方法
法定調書の作成と提出
(3)経費管理・資金管理
経費精算のルール
交際費、福利厚生費、旅費交通費の違い
領収書・請求書の適切な処理方法
資金繰りの基本
キャッシュフロー管理
収支予測の立て方
銀行との取引（融資・借入金管理）
売掛金・買掛金管理
売掛金の回収管理（未回収リスク管理）
買掛金の支払管理
(4)会計ソフト・システムの使用スキル
会計ソフトの操作
弥生会計、freee、マネーフォワード、勘定奉行などの会計ソフトの使用
仕訳入力、帳簿作成、決算処理
Excelスキル
VLOOKUP、SUMIF、ピボットテーブルなどを使ったデータ整理
財務分析・予算管理表の作成
電子帳簿保存法の対応
電子データでの証憑管理
クラウド会計システムの活用
(5)会社法・労務管理の基礎
会社法・商法の基礎知識
会社の決算公告義務
株主総会の運営に関する知識
給与計算・社会保険関連知識
健康保険・厚生年金・雇用保険の仕組み
残業代計算のルール
(6)コミュニケーション力・論理的思考力
社内外との連携
税理士、監査法人とのやり取り
社内の各部署との連携（経費精算、予算管理）
正確性・細かい確認作業
計算ミスや仕訳ミスを防ぐチェック力
法改正や税制変更への対応
経理担当者は、単なるデータ入力ではなく、会社の財務状況を把握し、適切な管理を行う役割を担います。最新の法改正や税務知識のアップデートも必要になるため、日々の勉強も大切です。
現代のような人手不足の時代において、上記のような経理知識を身につけた人材を中小企業や個人事業主が採用するのは、極めて困難と言わざるを得ません。
そのため、経理代行サービスは、中小企業や個人事業主にとって極めて重要な経営上の選択肢であるといえるのではないでしょうか。
３.経理代行サービスとその内容
(1)経理代行サービスとは
経理代行サービスとは、帳簿作成、請求書事務、給与計算、振込作業、決算書作成、税務申告など、会社の経理業務を請け負ってくれるアウトソーシングサービスです。
経理代行サービスを導入することで、専門性の高いスタッフが対応し、質の高い経理業務、コア事業への集中が可能となります。
(2)経理代行サービスの内容
会社によっては経理実務の範囲はさまざまであります。
経理代行サービスとして提供されている一般的な代行業務を解説していきましょう。
①記帳業務
売上関係の取引先への請求書、仕入業者からの請求書、現金・預金の入金出金記録、経費の支払いなど、日々の営業取引を経理独特の技術で帳簿に記録していきます。これらは、記帳業務といわれています。
記帳業務には複式簿記の知識が必要です。従業員に複式簿記の知識が無い、または不十分であれば、知識経験者の採用または教育が必要となります。採用コスト、教育コストが発生しますが、そもそも個人事業主や中小の企業の場合、社員教育に時間を割くことは、極めて困難
総合的に勘案した結果、外部へ処理を委託するほうが効率的、経済的と判断する場合もあるでしょう。
経理代行サービスでは、請求書、領収証、預金の出納記録(通帳等)などの書類の提供を受け、適切な勘定科目の選択とその金額の確定により総勘定元帳や売掛金、買掛金などの個別台帳への転記、月次での試算表の作成までを行ってくれます。
②売掛金管理、買掛金管理
商品やサービスの提供の際、代金決済を後日に行う「掛け取引」が一般的に行われています。請求書の作成、発送、代金回収後の記録などの実務はどうしても忙しい月末、月初の繁忙期に集中しがちです。
請求書の作成、発送忘れは会社の資金管理に影響が及びます。
商品などの購入品代金の支払いは、一般的に月一回としている会社が一般的と思われます。度重なる支払いの遅延や間違いは購入先との信頼関係にかかわります。またインターネットバンキングを利用した支払いでも手間のかかる業務です。
経理代行サービスでは、請求書発行、掛代金の入金時の売掛金の消込、買掛代金の支払い、買掛金の消込といった煩わしい作業も正確に行うことができます。
②給与計算
事業主、会社役員、従業員に対する役員報酬や給与は毎月発生します。また年数回の賞与が発生する場合もあります。
給与計算では、健康保険、厚生年金保険、労働保険、所得税・住民税の知識が必要となります。
経理代行サービスでは、タイムカードなどの出勤簿の提供を受け、正確な給与計算をすることが可能です。
③年末調整
従業員への給与の支払いでは、源泉徴収義務が生じます。そのため12月には、月々の給与から徴収した所得税の清算を行います。この清算作業を年末調整といい、大事な経理事務の一つです。
経理代行サービスでは、賃金台帳や、従業員が作成した各種申告書(扶養控除等申告書、生命保険料控除申告書、基礎控除等申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除等申告書)の提供を受け、従業員一人一人の正確な年間所得税額を計算し、月々給与より徴収している所得税との過不足を清算します。
④決算書の作成
会社は年一回、「確定申告書」を作成し税務署へ提出しなければなりません。
この「確定申告書」の作成では、法人税などの税務知識が必要です。申告書の提出期限までに税法の難解な文章を理解しながらの作業はとても労力を要します。
経理代行サービスでは、月次の記帳業務をベースに決算業務を行うことも可能です。決算書の作成、納付税額の計算を含む確定申告書の作成、税務署への提出、実際の納税実務の代行が可能です。
４.経理代行サービスを利用する際のメリット
(1)コスト削減
経理担当者を配置するとなると人件費がかかります。
募集から採用までの活動費、採用後の給与、通勤費、雇用契約によっては社会保険料(会社負担分)、などのコストが発生します。
その他、人事労務管理として適正な休暇、公平な人事評価、福利厚生の提供、人材育成の観点での外部研修などの教育、ハラスメントなどのコンプライアンス対応などが生じます。
経理代行サービスに委託した場合、委託した業務範囲や企業規模にもよりますが年間数十万円で済む場合もあります。人事労務管理に手間をかけたくない、コストを削減したいという場合は、経理代行サービスを利用することをお勧めします。
(2)本業に集中
事業主、会社経営者が経理実務を行っていたり、現場作業担当と経理担当が兼任していたり、経理業務の負担が大きく本業に集中できないといった状況が継続的に続いている場合があります。
経理代行サービスに委託すれば経理業務の負担が大幅に軽減され、本来業務に集中できます。
(3)専門知識にもとづくサービスが受けられる
会計・税務知識にもとづく「会計処理」、「節税対策」、「税務申告」を自社独自で進めるのはとても難しいことでしょう。専門的な知識を持つ経理代行サービスへ委託することにより記帳代行のみならず、日々の税務相談、会社にとって有利な節税対策などアドバイスを受けることができます。
また、税法など頻繁に行われる法改正に対しても、すばやく具体的に対応してもらえます。
５.経理代行サービスを利用する際のデメリット
経理代行サービスでのメリットがある反面、デメリットもあります。
(1)情報漏洩リスク
経理アウトソーシングをするこということは、社内の個人情報や機密情報をそのアウトソーシング先に提供することになります。その際には当然ながら漏洩リスクがあります。
(2)社内に経理事務のノウハウが残らない。
長年の経理事務経験者ともなれば、その会社特有の知識やノウハウが育成されていると思われますが、経理代行サービスに経理業務を依頼するとそれらノウハウの社内での引き継ぎが行われないこととなり、また従業員の経理スキルの育成もできません。
(3)外部とのコミュニケーションの問題
外部（経理代行業者）の経理担当者との連携が必要になるため、情報共有や意思疎通に時間がかかる場合があります。不十分なコミュニケーションがミスやトラブルの原因となることもありうるので、注意が必要です。
(4)緊急対応が困難
予期せぬトラブルや突発的な税務調査が発生した場合、外注先に頼ることになるため、即座に対応できない可能性があります。
６.経理代行サービスを導入する際のポイント
経理代行サービスの依頼先は、税理士事務所、公認会計士事務所、経理代行会社などさまざまです。依頼先選定では下記のポイントに注意しましょう。
(1)依頼する業務範囲を明確に
経理代行サービスの依頼先選定前に、どんな経理業務を依頼したいのか把握しておく 必要があります。
代行依頼可能な業務にも限りがある場合や、オプションなどの追加料金が発生する場合もあります。
依頼したい業務と大まかな仕事の内容をリストアップしておくことをお勧めします。
(2)税理士がいるかどうか
年末調整、税務申告の経理業務を依頼したいと考えている場合は、法律上これらの業務は税理士でなければ代行できません。依頼先に税理士がいるか確認しましょう。
(3)親切で、きめ細かいサービスや指導を提供してくれるかどうか
経理代行サービスでは、必要書類の受け渡しなどの最低限のやり取りが発生します。書類の受け渡しにタイムラグが生じる、コミュニケーションが取りづらいと代行業務がなかなか進みませんし、それらに気が取られ本来業務に集中できない場合が発生します。
また、提供した書類の不備についても親切丁寧にその必要性などを指導してくれることも重要です。
さらに、継続的に経理代行を利用していく中で、他の業務にも対応してほしい場面があるはずです。最初に契約した内容でした対応してくれず、途中の変更をしてくれないこともあります。代行してくれる業務範囲はどこまでなのか、また例外的な業務にも相談などの対応をしてくれるのか、事前に確認しておくことをお勧めします。
(4)機密情報の取り扱いに要注意
経理代行サービスを依頼する場合は、領収証、請求書、従業員の給与、個人情報などさまざまな情報をやり取りします。そのため送付先の間違いや紛失が起こると社内機密情報が流出してしまいます。
これら機密情報の取り扱いには充分に注意が必要ですが、同時に経理代行サービス業者を選定する際にも慎重に、信頼できる業者を選ぶ必要があります。
依頼業務の打ち合わせ時に機密情報の取り扱いを具体的にどのようにしているか充分に確認してください。
７.まとめ
経理業務は専門性が高く、奥が深いといえるでしょう。
経理代行サービスを利用したい会社と、経理代行サービスを提供する会社がミスマッチなく相応の関係を維持するためには、そこで働く経理担当の経験と知識が、求められているニーズに適格に応えて行く必要があると考えます。
