経理代行サービスとは 導入する際のポイントも解説します
目次
経理代行サービスとは 導入する際のポイントも解説します
１.経理実務と問題点
個人事業主や中小の企業では、経営者自らまたは特定の社員が経理事務を担当するケースが多く見受けられます。
経理といっても、「帳簿作成、お金の管理、税務関係処理、給与計算など」と多岐にわたり専門的知識が必要となります。
この専門的知識の必要性から下記の懸念が生じると考えられます。
・慣れるまで相当の時間が必要
・専門的知識が無いと処理できな
・お金を扱うので不正や間違いが心配
・経理担当者の採用が困難
このような懸念はあるものの、経理業務は事務作業量やコストの観点から経営者(またはその家族)、経理社員一人任せになっているのが一般的ではないでしょうか。特に、開業したばかりの個人事業主や中小の企業では、経営者が自ら経理業務を行っているのが大半ではないでしょうか。
しかし、事業のコアになる業務に十分な時間が取れず支障がでるようでは意味がありません。売上を伸ばしたい、利益を伸ばしたい中小企業、個人事業主にとって、1円の利益も生まない経理業務に時間がとられることは、死活問題といっても言い過ぎではないでしょう。
このような経理業務の問題を抱えている方にとって助けになる選択肢の1つが、経理代行サービスの利用です。
２.経理代行サービスとその内容
経理代行サービスとは、帳簿作成、請求書事務、給与計算、振込作業、決算書作成、税務申告など、会社の経理業務を請け負ってくれるアウトソーシングサービスです。
経理代行サービスを導入することで、専門性の高いスタッフが対応し、質の高い経理業務、コア事業への集中が可能となります。
(1)経理代行サービスの内容
会社によっては経理実務の範囲はさまざまです。
経理代行サービスとして提供されている一般的な代行業務を解説していきましょう。
①記帳業務
売上関係の取引先への請求書、仕入業者からの請求書、現金・預金の入金出金記録、経費の支払いなど、日々の営業取引を経理独特の技術で帳簿に記録していきます。記帳業務といわれています。
記帳業務には複式簿記の知識が必要です。従業員に複式簿記の知識が無い、または不十分であれば、知識経験者の採用または教育が必要となります。採用コスト、教育コストが発生し、総合的に勘案した結果、外部へ処理を委託するほうが効率的、経済的と判断する場合もあるでしょう。
経理代行サービスでは、請求書、領収証、預金の出納記録(通帳等)などの書類の提供を受け、適切な勘定科目の選択とその金額の確定により総勘定元帳や売掛金、買掛金などの個別台帳への転記、月次での試算表の作成までを行ってくれます。
②売掛金管理、買掛金管理
商品やサービスの提供の際、代金決済を後日に行う「掛け取引」が一般的に行われています。請求書の作成、発送、代金回収後の記録などの実務はどうしても忙しい月末、月初の繁忙期に集中しがちです。
請求書の作成、発送忘れは会社の資金管理に影響が及びます。
商品などの購入品代金の支払いは、一般的に月一回としている会社が一般的と思われます。度重なる支払いの遅延や間違いは購入先との信頼関係にかかわります。またインターネットバンキングを利用した支払いでも手間のかかる業務です。
経理代行サービスでは、請求書発行、掛代金の入金時の売掛金の消込、買掛代金の支払い、買掛金の消込といった煩わしい作業も正確に行うことができます。
③給与計算
事業主、会社役員、従業員に対する役員報酬や給与は毎月発生します。また年数回の賞与が発生する場合もあります。
給与計算では、健康保険、厚生年金保険、労働保険、所得税・住民税の知識が必要となります。
経理代行サービスでは、タイムケカードなどの出勤簿の提供を受け、正確な給与計算をすることが可能です。
④年末調整
従業員への給与の支払いでは、源泉徴収義務が生じます。12月の年末調整時期は、月々の給与から徴収した所得税の清算を行いますが、これらも大事な経理事務です。
経理代行サービスでは、賃金台帳や、従業員が作成した各種申告書(扶養控除等申告書、生命保険料控除申告書、基礎控除等申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除等申告書)の提供を受け、従業員一人一人の正確な年間所得税額を計算し、月々給与より徴収している所得税との過不足を清算します。
⑤決算書の作成
会社は年一回、「確定申告書」を作成し税務署へ提出しなければなりません。
この「確定申告書」の作成では、法人税などの税務知識が必要です。申告書の提出期限までに税法の難解な文章を理解しながらの作業はとても労力を要します。
経理代行サービスでは、月次の記帳業務をベースに決算業務を行うことも可能です。決算書の作成、納付税額の計算を含む確定申告書の作成、税務署への提出、実際の納税実務の代行が可能です。
(2)経理代行できない業務もある
経理代行サービスの依頼先へ確認が必要です。
対象外業務
・融資の申し込みなどの資金調達業務
・予算管理
・投資、M&Aなどの資産運用業務
３.経理代行サービスを利用する際のメリット
(1)コスト削減
経理担当者を配置するとなると人件費がかかります。募集から採用までの活動費、採用後の給与、通勤費、雇用契約によっては社会保険料(会社負担分)、などのコストが発生します。
その他、人事労務管理として適正な休暇、公平な人事評価、福利厚生の提供、人材育成の観点での外部研修などの教育、ハラスメントなどのコンプライアンス対応などが生じます。
経理代行サービスに委託した場合、委託した業務範囲や企業規模にもよりますが年間数十万円で済む場合もあります。人事労務管理に手間をかけたくない、コストを削減したいという場合は、経理代行サービスを利用することをお勧めします。
(2)本業に集中
事業主、会社経営者が経理実務を行っていたり、現場作業担当と経理担当が兼任であったり、経理業務の負担が大きく、本業に集中できないといった状況が継続的に続いている場合があります。
経理代行サービスに委託すれば経理業務の負担が大幅に軽減され、本来業務に集中できます。
(3)専門知識にもとづくサービスが受けられる
会計・税務知識にもとづく「会計処理」、「節税対策」、「税務申告」を自社独自で進めるのはとても難しいことでしょう。専門的な知識を持つ経理代行サービスへ委託することにより記帳代行のみならず、日々の税務相談、会社にとって有利な節税対策などアドバイスを受けることができます。
また、税法など頻繁に行われる法改正に対しても、すばやく具体的に対応してもらえます。
４.経理代行サービスを利用する際のデメリット
経理代行サービスでのメリットがある反面、デメリットもあります。
(1)情報漏洩リスク
経理アウトソーシングをするこということは、社内の個人情報や機密情報をそのアウトソーシング先に提供することになります。その際には当然ながら漏洩リスクがあります。
(2)社内に経理事務のノウハウが残らない
長年の経理事務経験者ともなれば、その会社特有の知識やノウハウが育成されていると思われますが、経理代行サービスに経理業務を依頼するとそれらノウハウの社内での引き継ぎが行われないこととなり、また従業員の経理スキルの育成もできません。
(3)外部とのコミュニケーションの問題
外部（経理代行業者）の経理担当者との連携が必要になるため、情報共有や意思疎通に時間がかかる場合があります。不十分なコミュニケーションがミスやトラブルの原因となることもありうるので、注意が必要です。
(4)緊急対応が困難
予期せぬトラブルや突発的な税務調査が発生した場合、外注先に頼ることになるため、即座に対応できない可能性があります。経理資料、たとえば領収書・請求書などを経理代行業者に預けている場合、特に注意が必要です。
(4)業者への依存リスク
経理代行サービスに長期間依存すると、次のような問題が生じる可能性があります。
①切り替えコストの発生
他の業者に変更する際や、経理業務を再び内製化する際に、引き継ぎやシステムの調整に多大なコストと時間がかかる場合があります。
②契約終了時のリスク
委託先が倒産したり、契約を打ち切った場合に、業務が滞る可能性があります。
５.経理代行サービスを導入する際のポイント
経理代行サービスの依頼先は、税理士事務所、公認会計士事務所、経理代行会社などさまざまです。依頼先選定では下記のポイントに注意しましょう。
(1)依頼する業務範囲を明確に
経理代行サービスの依頼先選定前に、どんな経理業務を依頼したいのか把握しておく必要があります。
代行依頼可能な業務にも限りがある場合や、オプションなどの追加料金が発生する場合もあります。
依頼したい業務と大わまかな仕事の内容をリストアップしておくことをお勧めします。
(2)税務申告には税理士への依頼が必要
年末調整、税務申告の経理業務を依頼したいと考えている場合は、法律上これらの業務は税理士でなければ代行できません。依頼先に税理士がいるか確認しましょう。税務関係業務を取り扱っていない経理代行業者に経理代行を依頼すると場合には、別途決算申告の際に税理士への依頼が必要です。
(3)親切で、きめ細かいサービスや指導を提供してくれるかどうか
経理代行サービスでは、必要書類の受け渡しなどの最低限のやり取りが発生します。書類の受け渡しにタイムラグが生じ、それらに気が取られ本来業務に集中できない場合が発生します。
また、提供した書類の不備についても親切丁寧にその必要性などを指導してくれることも重要です。
さらに、継続的に経理代行を利用していく中で、他の業務にも対応してほしい場面があるはずです。最初に契約した内容でしか対応してくれず、途中の変更をしてくれないこともあります。代行してくれる業務範囲はどこまでなのか、また例外的な業務にも相談などの対応をしてくれるのか、事前に確認しておくことをお勧めします。
(4)情報の共有・コミュニケーション
コミュニケーションが取りづらいと代行業務が円滑に進みません。電子データのやり取りも、メールだけでは不便ですし、手間がかかります。そのため、チャットツールや情報共有サービスなどを上手に使い分ける必要もあります。
(5)機密情報の取り扱いに要注意
経理代行サービスを依頼する場合は、領収証、請求書、従業員の給与、個人情報などさまざまな情報をやり取りします。そのため送付先の間違いや紛失が起こると社内機密情報が流出してしまいます。
これら機密情報の取り扱いには充分に注意が必要ですが、同時に経理代行サービス業者を選定する際にも慎重に、信頼できる業者を選ぶ必要があります。
依頼業務の打ち合わせ時に機密情報の取り扱いを具体的にどのようにしているか充分に確認してください。
(6)コストの見積もりが必要
経理専門の従業員を雇用するよりコストが抑えられる経理代行サービスですが、経営者が経理を担当していた場合、もともと無かったコストが追加で発生します。また、経理代行の業務量にもよりますが、パートタイムで経理担当を雇用したほうが割安になるケースも考えられますので、注意が必要です。
６.まとめ
経理代行サービスについて、代行業務内容、代行依頼するメリット、デメリット、代行業者の選定ポイントをご紹介しました。
経理代行業務をどこまで依頼できるのかは、依頼先や依頼内容により異なります。
「当社に来てもらい経理事務を担当してもらいたい」、「記帳代行のみお願いしたい」、「給与計算のみお願いしたい」、「税務申告のみ依頼を考えている」など会社の実情に合わせて依頼内容もさまざまとなります。
経理業務を代行するかどうか、どんな業務を代行してくれるのだろうか、など、経理代行に関するご相談がございましたら、気兼ねなく「経理まるごと.com」へご連絡ください。
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