経理代行のメリット、デメリットについて解説

１.そもそも経理とは

経理とは「経営管理」の略で、会社が行う事業活動におけるお金の流れを数値化し、記録・管理する作業です。会社では日々、多くのお金が動いています。その「仕入」「売上」「経費」などのそれぞれにおけるお金の動きを「可視化」することが必要となります。

この経理業務が正確でないと経営者は経営判断をすることができません。そのため、大企業・中小企業・個人事業主を問わず、どんな業種の会社であっても、経理の仕事は必要であり欠かせない存在なのです。

２.経理の主な仕事

経理業務には多岐にわたる作業がありますが、主に以下の分野に分類されます。

(1) 日常業務

①伝票処理
売上や経費に関する伝票を作成・仕訳して記録します。

②入出金管理
取引先からの入金確認や、従業員への給与振込、支払い業務を行います。

③経費精算
社員の経費申請書を確認し、精算を行います。

(2) 月次業務

①月次決算
毎月の収益と費用を集計し、利益や損失を算出します。

②請求書・領収書の管理
取引先への請求書発行や、受領した領収書の保管・管理します。

(3) 年次業務

①年次決算
1年間の財務状況をまとめ、財務諸表を作成します。これは税務申告や予算管理に必要です。

②税務申告
法人税、消費税、源泉徴収税などの税金を計算し、税務署に申告・納税をいます。

(4) その他の業務

①予算管理
予算と実績を比較し、コスト削減や収益改善のための対策を検討します。

②内部監査対応
企業内部の監査や外部監査への対応を行います。

３.アウトソーシングできる経理業務は何があるか

「経理代行（経理アウトソーシング）」とは、会社の経理業務の全て、またはその一部を代行してもらうサービスのことです。経理業務は会社の根幹に関わる業務のため、従来はアウトソーシングには向かないと考えられていました。しかし、近年、業務の効率化やコストダウンを目的として、経理のプロへのアウトソーシングを導入する企業が増えています。

経理業務は、ベテランの社員が長年担当するようなケースが多く、業務見直しをするというきっかけがなかなか無いという状況ですが、経理担当者の退職などを契機にこうした経理代行の導入を検討する会社も増えています。

経理代行の内容は次のようなものがあります。

・会計ソフトの入力

・試算表作成

・給与計算

・年末調整

・振込業務

・請求書発行

・売掛金、買掛金の管理

つまり、主要な経理の業務は全て経理代行サービスで行ってもらうことが可能だということです。

４.経理代行のメリットとは

経理代行のメリットは、大きく分けて３つあります。

(1)経理業務におけるコスト削減

経理担当者を社内で雇用する場合、給与、福利厚生、研修費用などが発生します。経理代行サービスを利用することでそのコストを削減することができる可能性があります。経理担当者を自社で採用して育成し、戦力化するまでには多大な時間とお金がかかります。

経理代行サービスの場合には、経理のスペシャリストがその業務を担当するため、結果としてコストの削減をすることが可能です。

(2)経理の属人化・不正の防止

経理の業務は会社において非常に重要な数値を扱うため、担当者しか仕事の進め方や進捗状況を把握していない状況いわゆる「属人化」「ブラックボックス化」が起きやすいものです。それが不正を招くこともあるかもしれません。経理代行サービスを利用することでオープン化し、不正を未然に防ぐことができます。

(3)経営リソースをコア業務に専念させることができる

中小企業の場合、経営者が経理業務を行っていたり、経理担当者が他の業務と兼務して経理を行うケースも少なくありません。本来の業務に専念するために、経理代行サービスを利用するのも一法です。経理業務を外部に委託することで、経営者や従業員は本来の業務（営業や企画など）に集中でき、生産性を向上させることができます。

(4)専門家の活用

経理代行サービスは、経理の専門家や経験豊富なスタッフが業務を行うため、最新の税法や会計基準に基づいた正確な処理が期待できます。また、ミスや不正のリスクも低減します。税務や会計における法律や規制の改定に即座に対応できるため、コンプライアンス遵守の観点からも好ましいといえます。

5.経理アウトソーシングのデメリットとは

逆にデメリットも考えておきましょう。経理アウトソーシングを行うデメリットは「セキュリティ問題」と「社内教育問題」です。

(1)情報漏洩リスク

経理アウトソーシングをするこということは、社内の個人情報や機密情報をそのアウトソーシング先に提供することになります。その際には当然ながら漏洩リスクがあります。

(2)社内に専門人材がいなくなる

外部の人間に経理業務を一任していると、いつまで経っても内部に経理のノウハウが蓄積しません。経理業務を外注することで、社内で経理知識やスキルが蓄積されにくくなり、経理担当者が不在になる可能性があります。そのため、経理業務をずっと外部の会社に委ねることになります。長期的な視点で判断する必要があります。

(3)外部とのコミュニケーションの問題

外部（経理代行業者）の経理担当者との連携が必要になるため、情報共有や意思疎通に時間がかかる場合があります。不十分なコミュニケーションがミスやトラブルの原因となることもありうるので、注意が必要です。

(4)緊急対応が困難

予期せぬトラブルや突発的な税務調査が発生した場合、外注先に頼ることになるため、即座に対応できない可能性があります。

(5)業者への依存リスク

経理代行サービスに長期間依存すると、次のような問題が生じる可能性があります。

①切り替えコストの発生

他の業者に変更する際や、経理業務を再び内製化する際に、引き継ぎやシステムの調整に多大なコストと時間がかかる場合があります。

②契約終了時のリスク

委託先が倒産したり、契約を打ち切った場合に、業務が滞る可能性があります。

6.経理業務のアウトソーシングの注意点

経理をアウトソースする上での注意点を紹介します。

(1)目的と委託の範囲を定める

経理業務は広範囲の及ぶため、一部分の業務を依頼するのか、全てを依頼するのか、委託する範囲をまずは検討する必要があります。そのためにはアウトソーシングを活用する目的を明確にする必要があります。

たとえば、会計ソフト入力の負担が大きいのでそこだけ委託する、請求書の発行や入金管理にミスが多く負担になっているので請求業務も委託するなど、経理業務の現状の課題を把握し、委託する範囲を特定することが大事です。

(2)有事に備え社内にも経理機能を持つ

全ての経理業務をアウトソーシングしてしまうと社内の経理人材の育成ができず、業務ノウハウが蓄積しません。また、経理業務に関するパスワードなどの管理も重要です。もしもの場合に備えて重要事項は社内でも管理するようにするべきです。

(3)経理代行サービスに支払うコストが発生する

経理専門の従業員を雇用するよりコストが抑えられる経理代行サービスですが、経営者が経理を担当していた場合、もともと無かったコストが追加で発生します。また、経理代行の業務量にもよりますが、パートタイムで経理担当を雇用したほうが格安になるケースも考えられます。導入する際には、この点も十分に考慮する必要があります。